Adobe: Paperityöt haukkaavat päivän suomalaisten työviikosta

business woman signing documents

Suomalaiset toimistotyöntekijät käyttävät 6,6 tuntia eli lähes yhden päivän viikosta hallinnollisiin paperitöihin, kuten dokumenttien tulostamiseen ja lähettämiseen sähköpostitse. Jos aikaa säästyisi enemmän, käyttäisivät suomalaiset sen kaikkein mieluiten yhdessäoloon oman kumppanin ja perheen kanssa. Tiedot käyvät ilmi Adoben tekemästä kyselytutkimuksesta.

Kyselyn mukaan dokumenttien tulostamisen ja sähköpostin lähettämisen koetaan syövän kaikkein eniten aikaa toimistotyössä. Yli kolmasosa (34 %) suomalaisista vastaajista koki, että ainakin puolet tulostustöistä vie enemmän aikaa kuin alun perin oli ajatellut. 36 prosenttia vastaajista sanoi samaa dokumenttien lähettämisestä sähköpostitse.

”Dokumenttien käsittelyyn tuntuu menevän jatkuvasti enemmän aikaa. Lähtökohdin yksinkertaisista töistä on tullut monimutkaisia ja aikaa vieviä ja ne aiheuttavat työntekijöille paineita. Samaan aikaan on nähtävissä, että niin fyysisten kuin digitaalisten dokumenttien etsimiseen menee liikaa aikaa ja resursseja. Pahimmassa tapauksessa dokumenttien kanssa sählääminen on voinut johtaa jopa sopimuksen menettämiseen asiakkaan kanssa”, sanoo Adobe Document Cloudin Pohjoismaiden markkinointipäällikkö Klara Lundquist.

Kyselyn mukaan paperitöiden tökkiminen on johtanut siihen, että 43 prosenttia suomalaisista vastaajista on joutunut tekemään ylitöitä työajan ulkopuolella tai viikonloppuisin ja loma-aikoina viimeisen 12 kuukauden aikana. Euroopan tasolla keskimäärin 64 prosenttia vastaajista on tehnyt ylitöitä työajan ulkopuolella, ja 49 prosenttia on työskennellyt viikonloppuisin ja loma-aikoina tehottoman toimistotyön seurauksena.

Digitalisaatio vaatii strukturoidumpaa työskentelyä

Modernissa työympäristössä työpöydälle kertyvät fyysiset dokumentit eivät välttämättä aiheuta työn tukkoisuutta. Sen sijaan sähköpostiin, vanhoihin kansioihin ja pilvipalveluihin kasaantuvat virtuaaliset tiedostot saattavat tuottaa työssä hankaluuksia. Lundquistin mukaan ongelmana ei ole tiedostojen digitoiminen vaan digitalisaation mahdollistamien työprosessien strukturointi.

“Ei riitä, että sähköpostilla korvataan postikorttien lähettäminen. Kyse on työprosessien parantamisesta ja siitä, että työntekijöillä on mahdollisuuus työskennellä missä ja milloin tahansa. Kyselyssämme kolme viidestä vastaajasta sanoo, että sähköinen allekirjoitus helpottaisi sopimusten tekoa ja on mahdollista silloinkin, kun ei istu tietokoneen ääressä.”

Ratkaisuna ongelmiin nähdään paitsi parempien dokumenttikirjastojen luominen myös uusien aplikaatioiden ja sovellusten käyttöönotto.

”Suomalaiset vastaajat kokivat dokumentinhallintaratkaisujen entistä monipuolisemmat ja tehokkaammat toiminnot parhaiksi keinoiksi yksinkertaistaa monimutkaista työnkulkua. Suomessa ollaan myös avoimia uusille ratkaisuille. Lähes kolmasosa on valmis kokeilemaan ääniohjauksella toimivaa hakutoimintoa dokumenteille, ja neljäsosa pitää synkronoitavien mobiiliaplikaatioiden roolia tärkeänä. Haasteena onkin kehittää entistä parempia ratkaisuja, joilla työntekijät pääsevät tiedostoihin käsiksi muutamalla klikkauksella ilman tarvetta istua koneen ääressä. Automaattitäydennystoiminnot ja käyttäjäkokemuksen suunnittelu nousevat tällöin avainrooliin, jotta työn tuottavuutta saadaan parannettua”, Lundquist sanoo.

Vapaa-aikaa halutaan viettää kumppanin ja perheen kanssa

Tehottoman paperityön sijaan suomalaiset viettäisivät aikaa mieluiten oman kumppanin (56 % vastaajista) ja oman perheen kanssa (44 % vastaajista). Myös muissa Pohjoismaissa aikaa vietettäisiin mieluiten perheen ja kumppanin kanssa. Sen sijaan esimerkiksi Isossa-Britanniassa vastaajat tekisivät mieluummin projektityötä tai muita työtehtäviä (44 % vastaajista), ja ranskalaiset puolestaan käyttäisivät ajan treenaamiseen (44 % vastaajista).

Tietoja kyselystä

Kyselytutkimus toteutettiin Euroopassa syys-lokakuun aikana ja siihen osallistui 7 000 kokoaikaista toimistotyöntekijää, jotka käyttivät tietokonetta työssään päivittäin. Kyselyn toteutti Golin Adoben toimeksiannosta. Vastaajien jakauma oli seuraava: 2 000 vastaajaa Isosta-Britanniasta, Ranskasta, Saksasta ja Hollannista 1 000 vastaajaa per maa sekä Suomesta, Ruotsista, Norjasta ja Tanskasta 500 vastaajaa per maa.

Lehdistömateriaalit: